LinkedIn Google plud Facebook

ADMINISTRATORIUS – ĮMONĖS VIZITINĖ KORTELĖ

Biuro administratorius – universali profesija, galinti tapti puikiu startu pradedantiems karjerą,  įsitikinusi Eglė Rosenaitė, įgijusi trejus metus administratorės darbo patirties, išmokusi gausybę jai netikėtų dalykų bei užkopusi karjeros laiptais. Dabar Eglė dirba personalo srityje bei veda specialius personalo atrankų mokymus kompanijoje, kur anksčiau vesdavo  ir mokymus būsimoms administratorėms. Kas gali būti biuro administratoriumi? Kokiomis savybėmis turi pasižymėti šis žmogus ir kokio išsilavinimo jam reikia? Apie visa tai specialistė sutiko papasakoti skaitytojams.

Paprašyta trumpai apibūdinti administratoriaus profesiją, Eglė juokiasi – šis žmogus, lyg aštuonkojis, vienu metu darantis ir galvojantis apie gausybę skirtingų darbų. Anot Eglės, administratoriaus profesija – labai plati ir universali. Bendrąja prasme, administratorė – tarsi biuro valdovė, atsakinga beveik už viską.

Eglės Rosenaitės asmeninio archyvo nuotr.

Eglės Rosenaitės asmeninio archyvo nuotr.

Šis darbas tik iš pirmo žvilgsnio gali pasirodyti paprastas. Administratorė ne tik pasitinka svečius. Ji turi pasirūpinti salių ar kabinetų paruošimu, užtikrinti, kad svečiai turėtų ko atsigerti, užkąsti, kur ir su kuo užsirašyti. Kasdien tenka bendrauti su apsaugos įmonėmis, valymo paslaugų teikėjais, įvairiais meistrais. Laukia ir nemažai darbo su sąskaitomis bei kitais dokumentais.

Prie viso to dar reikėtų pridėti ir retai kada nutylantį telefoną. Administratorė – dažniausiai pirmasis žmogus, kurį pasiekia klientų skambučiai. Jiems reikia suteikti informaciją, nukreipti į specialistus. Neretai tenka užsiimti ir gaisrų gesinimu. Raminti tenka ne tik klientus ar partnerius. Iškilus bet kokiai bėdai visi biure kreipiasi į administratorių. Tad, pasak Eglės, tiesiog privaloma žinoti ir visur su savimi turėti reikalingų žmonių ar įstaigų kontaktus, mat esi atsakingas už viską – trūkusį vamzdį, dingusią šviesą, neveikiančią signalizaciją ar net pasibaigusį cukrų.

Palanki profesija karjeros startui

Gal ir sunku patikėti, bet tai ką perskaitėte – tik maža dalis administratoriaus darbo funkcijų. Anot Eglės, kiekvienoje darbovietėje administratoriui priskiriami ir papildomi darbai. Nuo įmonės veiklos bei paties administratoriaus sugebėjimų priklauso ir tų darbų pobūdis.

„Mano pirmasis darbas buvo nedidelėje finansines paslaugas teikiančioje įmonėje, tad ir man pačiai teko atlikti labai daug su finansais susijusių darbų. Tai darbas su įvairiomis sistemomis, sąskaitos, ataskaitos VMI, „Sodrai“ ir pan.“,  – pasakoja Eglė.

Perėjus dirbti į kitą įmonę, teko prisiimti didelę raštvedybos darbų dalį. Tai užsakymai, sutarčių registravimas, įsakymai dėl atostogų, komandiruočių, įvairios formos, raportai ir t.t. Kadangi Eglę visada domino personalo sritis, naujojoje darbovietėje, atlikdama administratorės funkcijas, ji taip pat gavo galimybę artimiau susipažinti su personalo specialistės darbu.

„Kurį laiką efektyviai derinau abi pareigas, bet turėdama norą dirbti personalo srityje ir atsiradus galimybei pereiti į tokią poziciją – šia galimybe pasinaudojau. Man administratorės darbo vietą iškeitus į kitą, įmonėje tokios pozicijos iš viso nebeliko. Nusprendėme pasidalinti darbus. Tiesa, aš pati iki šiol galvoju, kad šis žmogus vis tiek yra reikalingas. Juk jis gali atlikti ne tik bendrąsias administratoriaus funkcijas, bet ir pagelbėti rinkodaros, finansų, personalo ir kitiems skyriams. Jis atlieka paprastus techninius dalykus, kurie dažnai tam tikriems specialistams trukdo susikoncentruoti į gilesnio požiūrio reikalaujančius projektus“, – įsitikinusi Eglė.

Eglė įsitikinusi, jog administratoriaus darbas labai sėkmingai derinamas su kitomis papildomomis pareigomis. Tad ši pozicija yra labai palanki jauno žmogaus judėjimui. Jis gali pradėti nuo administratoriaus darbo ir kartu gilintis į kitą sritį, kuri jam yra įdomi. Kaip straipsnio herojė padarė su personalo sritimi.

 Svarbiausia – ne išsilavinimas, o asmeninės savybės

Mergina įsitikinusi, jog norintiems tapti administratoriais nėra būtinos specifinės studijos. Ji pati yra baigusi psichologiją ir mano, kad administratoriais gali būti įvairias specialybes studijavę žmonės. Eglė įsitikinusi, jog šiame darbe kertinis akmuo yra asmeninės savybės. Pasak administravimo specialistės, tai visų pirma turi būti labai universalus žmogus. Jis turi greitai reaguoti, operatyviai spręsti problemas ir priimti sprendimus, o jei kažkas nepavyksta, žinoti kur ir į ką kreiptis pagalbos.Taip pat, Eglės teigimu, itin svarbu žmogaus komunikabilumas, tolerancija ir gebėjimas valdyti savo emocijas kritinėse situacijose.

„Žmogus negali būti surūgęs ar, pavyzdžiui, nelinkęs bendrauti rytais. Administratorė yra įmonės vizitinė kortelė. Įmonės įvaizdžio formavimas – labai atsakingas darbas. Būdamas neatsargus gali jį labai greitai sugadinti savo netinkamais komentarais, neatsakytais klausimais ar bloga nuotaika“, – pasakojo Eglė.

Tiesa, Eglė pabrėžia, jog negali būti ir pernelyg nuolankus – reikia sugebėti valdyti situaciją, nepasiduoti spaudimui ir turėto drąsos.

„Pradedant šį darbą, geriausia, kai yra žmogus, kuris tau jį perduoda. Na, o jei pozicija visiškai nauja, tai itin palanku susikurti savas taisykles ir darbo stilių. Dar labai svarbu nebijoti klysti. Tai žmogiška. Svarbiausia iš tų klaidų pasimokyti. Viskas yra išsprendžiama ir nė viena situacija nėra pasaulio pabaiga. Juk dirbame ne reanimacijos skyriuje. Visa tai pasakoju ir merginoms, ateinančioms į mano vedamus administratorių kursus“, – patirtimi dalinosi mergina.

Taip pat, pasak Eglės, administratoriui būtinas atidumas detalėms, pastabumas, sugebėjimas planuoti ir susidėlioti prioritetus, mat vienu metu teks daryti keliolika darbų ir dar apie dešimt galvoti. Pravers ir organizaciniai įgūdžiai, mat gali tekti prisidėti ir prie įmonės renginių organizavimo.

Laukia iššūkiai ir netikėtumai

„Mano, kaip administratorės, darbo pradžia buvo standartinė, tačiau vėliau situacija pasikeitė, atsirado naujų iššūkių. Vadovė pamatė, kad galiu daugiau ir skyrė man daugiau darbų. Įdomiausia, ką teko daryti ir kas pradžioje sukėlė nemažai streso – atlikti skirtingų įmonių bankinius pervedimus. T. y. išmokėti algas, atsiskaityti už paslaugas ir pan. Kartais tekdavo pervedinėti ir šimtatūkstantines sumas, tad net rankos drebėdavo“, – šypsojosi Eglė.

Ji įsitikinusi, kad tokiame darbe laukia daugybė netikėtumų, tačiau su iššūkiais tinkamos asmenybės turėtų susidoroti. Jai pačiai teko ne tik spręsti netikėtas užduotis, bet ir susidurti su kuriozinėmis situacijomis.

„Kartą metalinių vartelių spynoje nulaužiau raktą. Įsijungė signalizacija, už manęs pradėjo rinktis nekantraujantys kolegos. Reikėjo reaguoti greitai – pranešti apsaugos įmonei, susirasti meistrus. Bet viską išsprendžiau. Po to kolegos ilgai juokėsi, kad norint kažką sulaužyti – geriausia kreiptis į Eglę“, – linksmais prisiminimais dalinosi personalo specialistė.

Nepaisant to, kad nuolatos tenka susidurti su įvairiais netikėtumais, administratorės darbas, Eglei, jį iškeitusiai į personalo specialistės vietą, vis dar atrodo žavus.

„Administratorė visada yra apsupta žmonių. Ją visi pakalbins, nuolatos palaikys kontaktą. Taigi šiame darbe daug aktyvumo, dinamiškumo, nėra nė vienos vienodos dienos. Taip pat labai gera jaustis reikalingu – į tave žmonės kreipiasi su įvairiais prašymais ir tu jiems padedi išspręsti problemas, praskaidrini dieną“, – administratoriaus darbo pranašumus vardino Eglė.